Wat is van toepassing op sollicitaties?
Met deze informatie over gegevensbescherming willen we u informeren over de verwerking (bijv. verzameling, opslag, gebruik, overdracht, zie art. 4 nr. 2 AVG) van uw persoonsgegevens wanneer u solliciteert naar een functie bij Ernsting’s family.
In dat geval worden de in uw sollicitatie opgenomen en daarmee verband houdende persoonsgegevens verzameld en verwerkt om uw sollicitatie voor een mogelijke baan bij Ernsting’s family te beoordelen. Deze privacyverklaring geldt ook voor persoonsgegevens die wij hebben verkregen uit openbaar toegankelijke bronnen (bijv. LinkedIn) of voor persoonsgegevens die u ons via andere kanalen ter beschikking hebt gesteld met het oog op een mogelijke tewerkstelling.
Als u via onze website bij ons solliciteert, verwijzen wij u bij het gebruik van onze website voor louter informatieve doeleinden en met betrekking tot het gebruik van analyse- en marketingtools, cookies en vergelijkbare technologieën naar de verdere privacyverklaring op deze website, die u uitgebreid informeert.
Doeleinden en gegevens die wij verwerken
Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor het beheer van sollicitaties en de uitvoering van de sollicitatieprocedure, evenals voor de uitvoering van wervingsmaatregelen van Ernsting's family, waaronder met name de voorbereiding en uitvoering van sollicitatiegesprekken en tests met sollicitanten, de evaluatie en beoordeling van de resultaten en andere maatregelen die nodig zijn voor het wervings- en selectieproces.
Afhankelijk van de gepubliceerde of aan ons verstrekte gegevens verwerken wij voor de genoemde doeleinden doorgaans de volgende persoonsgegevens:
- Stamgegevens: voor- en achternaam, aanspreektitel, geboortedatum, adres;
- Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer;
- Sollicitatiegegevens: kwalificaties, onderscheidingen, taalvaardigheden, salarisverwachtingen, ervaring en opleiding, eventueel hobby's, eventueel uw foto;
- Aanvullende gegevens: gegevens die voor bepaalde functies worden opgevraagd (bijv. rijbewijsklassen voor functies in het wagenpark);
- Overige persoonsgegevens: gegevens die zijn opgenomen in de verstrekte documenten (bijv. cv, motivatiebrief) of informatie en/of die worden vermeld op sociale platforms zoals LinkedIn/Xing en in gespreksnotities.
In individuele gevallen kunnen ook zogenaamde bijzondere categorieën persoonsgegevens overeenkomstig art. 9, lid 1 AVG (bijv. gezondheidsgegevens, politieke opvattingen, religie of andere overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond) worden verzameld, indien u ons deze verstrekt.
Tot uw sollicitatiegegevens behoren bovendien, voor zover van toepassing:
- Sollicitatiemetadata (in het bijzonder: naam/nummer vacature, datum van ontvangst, datum van afwijzing of aanvaarding, eventueel reden voor afwijzing);
- Afspraakgegevens – voor sollicitatiegesprekken (met name: plaats, datum, gesprekspartner);
- Gegevens voor sollicitatiebeslissingen (met name: inhoud van sollicitatiegesprekken, beoordelingen van de sollicitant, eventueel resultaat van screening op sanctielijsten, sollicitatiebeslissing);
- Gegevens voor reiskostenvergoedingen, zoals boekingsbewijzen (met name: bewijsnummer, bewijsdatum, gegevens over de uitgever en ontvanger, valuta, factuurbedrag, beschrijving van de zakelijke transactie, belastingtarief);
- Betalingsgegevens (met name: rekeninghouder, naam van de kredietinstelling, IBAN, BIC, betalingskenmerk/referentie, valuta, betalingsbedrag, betalingsdatum, valutadatum).
Bron van de gegevens
In principe verzamelen en verwerken wij voor de behandeling van uw sollicitatie alleen de bovenstaande gegevens die u ons ter beschikking hebt gesteld.
Indien nodig halen we ook gegevens over u uit andere bronnen, bijvoorbeeld websites en andere openbaar toegankelijke bronnen op internet en professionele netwerken. Hieronder vallen bijvoorbeeld gegevens die u openbaar hebt gemaakt in het kader van een online profiel (bijvoorbeeld op LinkedIn/Xing).
Rechtsgrondslagen
De rechtsgrondslagen voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn:
- Art. 6, lid 1, onder b) AVG, art. 88 AVG, § 26, lid 1, zin 1 BDSG, indien de verwerking noodzakelijk is voor het nemen van een beslissing over het aangaan van een arbeidsverhouding.
- Art. 6, lid 1, onder c) AVG, voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Art. 6, lid 1, onder f) AVG, onze gerechtvaardigde belangen bij het uitvoeren van de sollicitatieprocedure, het werven, beoordelen en selecteren van sollicitanten voor een baan en het opstellen van een kort profiel, wanneer we de gegevens uit openbaar toegankelijke bronnen (bijv. Google, LinkedIn, Xing) voor een mogelijke tewerkstelling verkrijgen of wanneer de gegevens na afloop van de sollicitatieprocedure eventueel nodig zijn voor rechtsvervolging.
- Art. 6, lid 1, onder b), in combinatie met art. 9, lid 2, onder b), AVG, art. 88 AVG, § 26, lid 3, zin 1 BDSG, wanneer zogenaamde bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over uw gezondheid (bijv. ernstige handicap), worden verwerkt.
- Art. 6, lid 1, onder a) resp. art. 6, lid 1, onder a) in combinatie met art. 9, lid 2, onder a) AVG, indien toestemming wordt verkregen (bijv. sollicitantenpool).
Ontvangers van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden voornamelijk verwerkt door onze eigen medewerkers voor de bovengenoemde doeleinden, met wie u communiceert, en worden niet doorgegeven aan derden.
De door ons verzamelde gegevens worden in principe alleen doorgegeven als hiervoor in het concrete geval een rechtsgrondslag op het gebied van gegevensbescherming bestaat, in het bijzonder wanneer:
- u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven overeenkomstig art. 6, lid 1, zin 1, onder a) AVG,
- de doorgifte volgens art. 6, lid 1, zin 1, letter f AVG noodzakelijk is om onze belangen te behartigen of om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen en er geen reden is om aan te nemen dat u een zwaarwegend belang hebt bij het niet doorgeven van uw gegevens,
- wij op grond van art. 6, lid 1, zin 1, onder c) AVG wettelijk verplicht zijn tot doorgifte, in het bijzonder wanneer dit noodzakelijk is op grond van bindende voorschriften (bijvoorbeeld in het kader van een belastingcontrole door de belastingdienst of in het kader van de preventie van witwassen), verzoeken van autoriteiten, gerechtelijke beslissingen en gerechtelijke procedures voor de rechtsvervolging of -handhaving,
- dit wettelijk is toegestaan en op grond van art. 6, lid 1, zin 1, onder b) AVG noodzakelijk is voor de uitvoering van contractuele relaties met u of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek plaatsvinden.
Uw persoonsgegevens en verstrekte documenten worden door Ernsting's family opgeslagen in een interne sollicitantendatabase voor het sollicitatieproces. Alleen medewerkers die noodzakelijkerwijs bij het sollicitatieproces betrokken zijn, hebben toegang tot deze database. De sollicitatiegegevens worden in principe door de personeelsafdeling bekeken en beoordeeld en doorgestuurd naar de mogelijke toekomstige leidinggevende. Bij leidinggevende functies wordt indien nodig ook de directie betrokken en worden uw sollicitatiegegevens aan hen doorgestuurd.
In bepaalde gevallen moeten wij een deel van uw gegevens die wij in het kader van de sollicitatieprocedure verwerken, doorgeven aan ontvangers buiten ons bedrijf. Wij geven de gegevens met name door aan de volgende ontvangers of groepen ontvangers:
- Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ierland: algemene kantoor-, communicatie- en e-mailsoftware;
- GuideCom AG, Hafenweg 14, 48155 Münster: beschikbaarstelling van het carrièreportaal en beheer van sollicitaties.
Verder kan het nodig zijn dat uw gegevens in het kader van gecentraliseerde administratieve processen en afhankelijk van de functie waarvoor u solliciteert, ook worden doorgegeven aan andere entiteiten van onze ondernemingsgroep. Daarbij houden wij ons aan de voorschriften inzake gegevensbescherming. Hiertoe behoren de volgende ondernemingen:
- EHG GmbH & Co. KG (Hugo-Ernsting-Platz 1, 48653 Coesfeld-Lette, Duitsland)
- Ernsting’s family Austria GmbH (Mozartstraße 11/1/3, A-4020 Linz, Oostenrijk)
- Ernsting’s family Netherlands B.V. (Beatrixpark 22, 7101 BN Winterswijk, Nederland)
Dienstverleners die namens ons optreden, verwerken soms gegevens voor ons. Als dat het geval is, sluiten we met hen een zogenaamde verwerkersovereenkomst, waarmee we dienstverleners verplichten om de gegevens zorgvuldig en volgens onze instructies te verwerken. Hierdoor verwerken de dienstverleners de gegevens volgens onze specificaties en namens ons, waardoor ze worden aangeduid als verwerkers.
Bovendien kan er sprake zijn van doorgifte in verband met verzoeken van autoriteiten, gerechtelijke beslissingen en gerechtelijke procedures, indien dit noodzakelijk is voor de rechtsvervolging of -handhaving of voor de nakoming van een wettelijke verplichting. In het kader van de behandeling van verzoeken van betrokkenen kan er ook een doorgifte plaatsvinden aan onze externe functionaris voor gegevensbescherming.
Ons carrièreportaal
Voor het aanbieden van ons carrièreportaal op http://career.ernstings-family.com/jobs en voor het beheer van sollicitaties gebruiken we de software HR-Suite van GuideCom AG, Hafenweg 14, 48155 Münster. We hebben een verwerkingsovereenkomst gesloten met GuideCom. Uw sollicitatiegegevens op worden door GuideCom versleuteld opgeslagen in Duitsland of de Europese Unie en versleuteld verzonden. Voor zover GuideCom samenwerkt met subverwerkers waarvan de moedermaatschappij niet in de Europese Unie is gevestigd, geldt voor Amerikaanse bedrijven die zijn gecertificeerd volgens het EU-VS-kader voor gegevensbescherming het adequaatheidsbesluit voor de VS en/of hebben GuideCom en zijn subverwerkers standaardcontractbepalingen afgesloten en aanvullende maatregelen genomen om de gegevens te beschermen.
Sollicitaties via Meta Lead Center
Als u bij ons solliciteert via een formulier dat via Meta Lead Center op Facebook of Instagram is gepubliceerd, kunnen uw persoonsgegevens ook worden doorgegeven aan Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Ierland. Voor de verwerking van uw sollicitatie verwerken wij daarom de persoonsgegevens die u ons via het door Meta verstrekte formulier hebt verstrekt (voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, ...). Om het solliciteren voor u zo eenvoudig mogelijk te maken, hebben we dit formulier bewust kort gehouden. Als we nog meer documenten nodig hebben, nemen we opnieuw contact met u op.
Met Meta Platforms Ireland Limited hebben we met betrekking tot de verwerkingsactiviteiten die onder gezamenlijke verantwoordelijkheid plaatsvinden, bovendien een overeenkomst gesloten over de gezamenlijke verantwoordelijkheid overeenkomstig art. 26 AVG, waarin wordt geregeld wie verantwoordelijk is voor de nakoming van welke AVG-verplichtingen in verband met de verwerkingsactiviteiten onder gezamenlijke verantwoordelijkheid. Deze is beschikbaar via de volgende link: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Uw persoonsgegevens kunnen door Meta Platforms Ireland Limited ook worden doorgegeven aan Meta Platforms Inc. in de VS. Meta Platforms Inc. heeft zich aangesloten bij het EU-U.S. Data Privacy Framework, waardoor de doorgifte in dit geval plaatsvindt op basis van het adequaatheidsbesluit voor de VS overeenkomstig artikel 45 AVG.
Meer informatie vindt u:
Sollicitaties via het vacatureportaal
Als u via een extern vacatureportaal op een van onze vacatures solliciteert, worden uw persoonsgegevens eerst door de betreffende portalexploitant verzameld en vervolgens aan ons doorgegeven. Voor de verwerking op de platforms gelden bovendien de privacybepalingen van de betreffende aanbieder.
In het geval van StepStone (The StepStone Group Deutschland GmbH, Völklinger Str. 1, 40219 Düsseldorf) vindt de gegevensoverdracht plaats via een interface met ons sollicitatiebeheersysteem. StepStone kan uw gegevens onder eigen verantwoordelijkheid verwerken, met name als u daar een gebruikersaccount aanmaakt of gebruikmaakt van andere diensten van het portaal. Afhankelijk van het soort verwerking hebben we zowel een verwerkersovereenkomst als een overeenkomst inzake gezamenlijke verantwoordelijkheid met StepStone gesloten. Meer informatie en de gesloten overeenkomsten vindt u in de juridische teksten van StepStone: https://www.stepstone.de/e-recruiting/en/legal/.
Als u via Indeed (Indeed Ireland Operations Ltd., 124 St. Stephen’s Green, Dublin 2, Ierland) bij ons solliciteert, worden uw gegevens via de functie 'Indeed Apply' of vergelijkbare integraties naar verzonden. Uw persoonsgegevens kunnen door Indeed Ireland Operations Ltd. ook worden doorgegeven aan Indeed Inc. in de VS. Meta Platforms Inc. heeft zich aangesloten bij het EU-U.S. Data Privacy Framework, waardoor de overdracht in dit geval plaatsvindt op basis van het adequaatheidsbesluit voor de VS overeenkomstig art. 45 AVG. We hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met Indeed. Deze overeenkomst en meer informatie over gegevensbescherming bij Indeed vindt u op: https://de.indeed.com/legal#dpa.
Daarnaast kan een sollicitatie voor bepaalde functies ook worden ingediend via het vacatureportaal van Bundesagentur für Arbeit (Bundesagentur für Arbeit, Regensburger Str. 104, 90478 Neurenberg). Dit gebeurt via de technische HR-BA-XML-interface van het Duitse federale arbeidsbureau, waarvoor een samenwerkingsovereenkomst is gesloten. Uw sollicitatiegegevens die via dit portaal worden ingediend, worden door ons verwerkt in het kader van de selectieprocedure.
In individuele gevallen kan het voorkomen dat bij het gebruik van vacatureportalen een sollicitatie per e-mail naar ons wordt verzonden. Deze sollicitaties worden inhoudelijk behandeld als sollicitaties via het betreffende portaal en worden uitsluitend verwerkt met het oog op de afhandeling van de sollicitatieprocedure. Los daarvan wijzen wij erop dat om technische en veiligheidsredenen moet worden afgezien van het algemeen versturen van sollicitaties per e-mail – buiten de daarvoor bestemde sollicitatiewebsites om. Sollicitaties die ons ongevraagd per e-mail bereiken, worden eerst beantwoord met een verwijzing naar onze vacaturemarkt en daarna in principe niet verder verwerkt.
Sollicitaties via Cammio
Daarnaast bieden we voor bepaalde functies de mogelijkheid om te solliciteren met een korte video- of spraakboodschap via een geïntegreerde functie van onze dienstverlener Cammio (Cammio GmbH, Alexanderstrasse 1-5D, 10178 Berlijn). Cammio verwerkt de daarbij verzamelde gegevens (met name beeld- en geluidsgegevens) uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies op basis van een overeenkomst voor gegevensverwerking overeenkomstig art. 28 AVG. De opname wordt via een beveiligde verbinding naar ons verzonden en uitsluitend gebruikt voor de beoordeling van de sollicitatie.
Kandidatenpool / talentenpool
Als u niet wordt aangenomen, maar uw sollicitatie relevant kan zijn voor toekomstige vacatures in ons bedrijf, zullen wij u via het sollicitatiebeheerplatform of per e-mail om uw toestemming vragen om uw sollicitatie nog 6 maanden in onze sollicitantenpool te bewaren, zodat wij contact met u kunnen opnemen voor toekomstige vacatures. Daarna worden uw gegevens automatisch verwijderd of nemen wij contact met u op om te vragen of wij uw gegevens nog langer mogen bewaren en verwerken voor sollicitatie-doeleinden. U kunt dit aanbod weigeren of, indien u toestemming hebt gegeven, uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen (zie bovenstaande contactgegevens).
